Panduan

Berapa kursi dan meja untuk 100 sampai 500 tamu

Jumlah kursi tidak ditentukan oleh jumlah tamu, tapi oleh format duduknya. Tentukan formatnya dulu, sisanya jadi hitungan sederhana.

Mulai dari format duduk, bukan dari jumlah tamu

Pertanyaan yang benar bukan berapa kursi untuk 200 tamu. Yang benar, 200 tamu ini duduk seperti apa. Format duduk menentukan jumlah kursi, jumlah meja, dan luas ruangan yang kamu butuhkan sekaligus.

Ada empat format yang paling sering dipakai. Theater, yaitu kursi berderet menghadap panggung tanpa meja. Round table, yaitu meja bundar dikelilingi kursi. Standing, yaitu tamu berdiri dengan sedikit meja tinggi. Dan format kelas atau bentuk U, yaitu peserta duduk di meja panjang menghadap depan.

Semua angka di halaman ini patokan awal. Bentuk ruangan, lebar pintu, posisi tiang, dan jalur evakuasi yang diminta venue bisa mengubahnya. Kondisi lokasi selalu menang atas hitungan di atas kertas.

Patokan jumlah kursi dan meja per format

Tabel ini memakai satuan per 100 tamu supaya mudah dikalikan. Untuk 300 tamu, kalikan tiga. Untuk 500 tamu, kalikan lima lalu bulatkan ke atas.

Theater paling hemat tempat dan paling sedikit barangnya karena tidak memakai meja. Round table butuh ruang paling besar per orang. Standing terlihat paling ringan, tapi jangan sampai nol kursi, tetap ada tamu yang perlu duduk.

Format	Kursi per 100 tamu	Meja per 100 tamu	Catatan
Theater	100 sampai 110	Tidak pakai meja tamu	Sisakan lorong tengah minimal 1,2 meter
Round table meja 160 cm	100	13 meja	Satu meja diisi 8 orang
Round table meja 120 cm	100	17 sampai 20 meja	Satu meja diisi 5 sampai 6 orang
Standing	30 sampai 40	8 sampai 10 meja bar	Sisanya berdiri, kursi untuk lansia dan tamu hamil
Kelas dan bentuk U	100	25 sampai 34 meja panjang	Meja 180 cm biasanya diisi 3 sampai 4 orang

Cadangan dan kursi panitia yang sering lupa dihitung

Kesalahan paling sering bukan salah rumus, tapi lupa bahwa panitia juga duduk. Meja registrasi, meja konsumsi, ruang tunggu pembicara, dan posko crew semuanya butuh kursi sendiri di luar jumlah tamu.

Cadangan fisik jauh lebih murah daripada panik di hari-H. Menambah beberapa unit sejak awal selalu lebih mudah daripada mencari kekurangan saat tamu sudah masuk.

Tambah 5 sampai 10 persen kursi cadangan dari jumlah undangan. Tamu yang membawa pasangan tanpa konfirmasi itu kejadian normal, bukan pengecualian.
Hitung kursi panitia terpisah. Registrasi, konsumsi, ruang transit pembicara, dan posko crew masing masing punya kebutuhan sendiri.
Sediakan tempat duduk untuk area VIP kalau ada tamu kehormatan yang tidak ikut duduk di meja umum.
Kalau ada sesi yang membuat kursi dipindah, misalnya doorprize atau hiburan, sebutkan sejak awal supaya jumlah crew di lokasi cukup.
Sediakan kursi pengganti untuk unit yang kotor atau rusak di tengah acara.

Contoh hitungan untuk 100, 200, dan 500 tamu

Tiga contoh di bawah memakai format yang paling umum untuk tiap ukuran acara, dan cadangan sudah dimasukkan ke dalam angkanya.

Bawa angka ini sebagai titik mulai, bukan sebagai pesanan final. Denah venue biasanya mengubah satu dua baris.

Jumlah tamu	Format	Perkiraan kursi	Perkiraan meja
100	Theater seminar	110 kursi	2 meja registrasi, 2 meja konsumsi
200	Round table resepsi	220 kursi	25 meja bundar 160 cm, 3 meja prasmanan
500	Round table gala	540 kursi	63 meja bundar 160 cm, 6 meja prasmanan
500	Standing bazar	180 kursi	50 meja bar, meja tenant sesuai jumlah booth

Pertanyaan yang sering muncul

Kursi cadangannya harus berapa persen?

Patokan yang aman 5 sampai 10 persen dari jumlah undangan. Untuk acara terbuka yang tamunya tidak terdaftar, ambil sisi atas. Untuk acara korporat dengan daftar hadir yang ketat, sisi bawah biasanya cukup.

Theater atau round table, mana yang lebih ringan?

Theater. Tidak pakai meja tamu, jumlah barangnya lebih sedikit, dan ruangan yang sama bisa menampung lebih banyak orang. Round table dipilih kalau ada makan besar atau tamu perlu berbincang satu meja.

Meja bundar 120 cm atau 160 cm?

Meja 120 cm untuk 5 sampai 6 orang, cocok kalau ruangan sempit atau jumlah tamu per meja ingin lebih intim. Meja 160 cm untuk 8 orang dan lebih efisien untuk gala dinner karena jumlah mejanya lebih sedikit.

Kalau jumlah tamu masih berubah sampai mendekati hari-H?

Sebutkan sejak awal bahwa angkanya masih bergerak. Menambah unit biasanya lebih mudah daripada mengurangi setelah jadwal armada disusun, jadi pesan pada angka realistis lalu tambah menyusul.